Система электронного документооборота

Системы электронного документооборота предназначены для организации эффективного взаимодействия сотрудников внутри учреждения, групп сотрудников рассредоточенных территориально. Система создает единое информационное пространство, в котором происходит обмен информацией между сотрудниками. Это позволяет фиксировать все документы организации, электронную переписку, коммуникации сотрудников, имея при этом доступ к ним в любое время из любого места. Вся информация хранится в одном месте, проиндексирована, может быть найдена инструментами поиска и воспроизведена история работы над любым документом учреждения.

Электронный документооборот реализована в тестовом режиме в системе электронного документооборота «TeamWox».

Электронная почта интегрирована в систему на уровне работы с документами. Получив электронное сообщение сотрудник может его переназначить для выполнения ответственному по данном у вопросу. При этом возможен контроль переписки и внутренние консультации по данному обращению.

Управление задачами позволяет оперативно отдавать распоряжения сотрудникам и контролировать их исполнение. В заданиях можно вести различные обсуждения, публиковать картинки, аудио- и видеофайлы. Все это позволяет быстрее и лучше решить любую производственную проблему.

Работа с документами служит для организации эффективного документооборота. В системе можно хранить в электронном виде абсолютно любые документы: договоры, акты, отсканированные изображения и т.п. Благодаря поддержке версионности и системе визирования возможна групповая работа с документами. Все комментарии и исправления хранятся в версиях документа, что дает возможность отследить всю работу по конкретному документу, пока, в результате коллективной работы, документ будет сочтен завершенным и подтверждённым "электронной подписью". Важной особенностью системы групповой работы «TeamWox» является то, что всегда сотрудники работают с последней версией. В то же время все предыдущие редакции документа также хранятся в системе.

Автоматизация документооборота с «TeamWox» - это возможность избавиться от кипы бумаг, кучи различных версий документов на различных компьютерах и бюрократии.

В системе присутствует развитая система аналитики и корпоративной отчетности. Отчеты предоставляются в режиме реального времени и позволяют получить картину занятости сотрудника, выполнения им планов, заданий, эффективности работы, без дополнительно запрашиваемых отчетов о выполненной работе.

Неоценима система коммуникаций сотрудников в «TeamWox». Благодаря, «TeamWox» Messenger-у, небольшому приложению, сотрудники, кроме мгновенного уведомления о новых заданиях, документах, электронных сообщениях получают возможности голосовых коммуникаций как с сотрудниками учреждения, так и звонков внешним контактам по ip телефонии.

В настоящее время данная система доступна для сотрудников КГБУО АКИАЦ. По окончанию пилотного проекта будет принято решение о возможности использования данной системы в рамках оперативного взаимодействия подразделений Главного управления образования и молодежной политики Алтайского края.

в систему электронного
документооборота